Správně nastavené pracovní prostředí dokáže firmám ušetřit neskutečné peníze, říká workplace konzultantka Michaela Novotná

V roce 2023 umožnilo přes 70 % amerických firem svým zaměstnancům alespoň část týdne pracovat z domova. Hybridní způsob práce se stal novým standardem a mění způsob, jakým firmy o svých kancelářích přemýšlí. O tom, jak může správně navržená kancelář přilákat nové talenty, podpořit firemní kulturu a ušetřit firmám stovky tisíc korun měsíčně, jsme si povídali s workplace konzultantkou Michaelou Novotnou.

|
5 min čtení

Dibsido: Čemu přesně se jako workplace konzultantka věnujete?

Michaela: V rámci své role pomáhám firmám optimalizovat jejich kanceláře tak, aby odpovídaly jejich strategickým cílům. Jednoduše řečeno, když firma plánuje růst, chce ušetřit nebo zlepšit angažovanost zaměstnanců, mělo by to odrážet i její pracovní prostředí.

Kancelář by ale měla reflektovat i firemní kulturu. To je důležité hlavně u firem, které třeba prodávají služby místo produktů: Tam je kancelář často jediným hmatatelným vyjádřením DNA firmy. To, jak kancelář působí, má přímý vliv na to, jak ji zaměstnanci vnímají.

Dibsido: Dá se kancelář přizpůsobit konkrétním týmům a oddělením?

Michaela: Právě způsoby práce lidí jsou jedním z nejdůležitějších faktorů, který vstupuje do finální podoby kanceláří. Každý tým má úplně jiné požadavky na práci –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ úplně se stačí projít po jednotlivých patrech nebo odděleních a hned je hezky vidět, jak odlišné kancelářské návyky má IT třeba oproti salesu. Od frekvence telefonování, schůzek až třeba po výjezdy za klienty. To by měla kancelář –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ i různá její zákoutí –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ zrcadlit.

muž sedící na židli bílé barvy a používající notebook vedle dveří

Větší úspory díky správně navržené kanceláři

Dibsido: Co vlastně bývá výstupem vašich analýz?

Michaela: Nejčastěji zadání pro architekty. Ti pak mají v ruce podklady k rozčlenění prostor: Kolik vytvořit míst pro práci, kolik zasedaček, kolik procent vyhradit pro potkávání se a tak dále. Často dáváme i doporučení na změny, které už mají přesah přímo do HR. Třeba na zavedení hybridu.

Dibsido: Kde jako workplace konzultantka čerpáte data pro svá doporučení?

Michaela: Nejčastěji pracuju s kvalitativními a kvantitativními analýzami přímo ve firmě. V rámci kvalitativní části jdu cestou strategických porad a plánování s managementem, boardem a nejužším vedením. Zjišťuju, co jsou firemní cíle, a kam se chtějí posunout tak, aby je v tom kancelář mohla podpořit.

Pak přecházím do kvantitativní analýzy, kde pracuju s daty, která má firma k dispozici: Třeba z aplikací na rezervaci stolů, z čidel nebo například z docházky, pokud ji měří. Data si ale sbírám i sama, mám k tomu vytvořený tzv. workplace performance index, který sestavuji na základě dotazníkového šetření.

„V kanceláři u klienta se snažím trávit co nejvíce času. Abych navnímala firemní kulturu i zvyky lidí a odpozorovala místa, kde se zaměstnanci rádi potkávají, co jsou jejich oblíbená místa, nebo kde naopak příliš času netráví.“

Dibsido: Vnímají firmy vaší službu spíše jako rozvojovou činnost, nebo vás oslovují, abyste jim pomohla vyřešit problém, který dlouhodobě řeší?

Michaela: To bývá individuální. Pro některé firmy je to způsob, jak více zapojit zaměstnance a jak jim dát možnost, aby se podíleli na podobě kanceláře. Pro jiné firmy jsou služby workplace konzultantů nástrojem, který jim pomáhá regulovat pravidelné výdaje. Správně optimalizovaný prostor dokáže firmám ušetřit neskutečné peníze.

Tipy pro vylepšení kanceláře

Dibsido: Dala byste nám tip na nějaký jednoduchý life hack, který může firma udělat, aby se v jejich kancelářích lidem lépe pracovalo?

Michaela: Jako první bych poradila práci s akustikou. Špatně řešená akustika unavuje a snižuje výkonnost, a naopak, když je uchopená správně, tak dokáže zvýšit produktivitu až o 70 %.

Zažila jsem ale i prostory, kde byl hluk až příliš ztlumený, a ani takové prostředí není ideální. Jsme zvyklí na to, že každý náš pohyb udělá nějaký zvuk, a jakmile to nepřichází a je kolem nás jen a pouze ticho, je to hodně vyčerpávající.

Přírodní materiály pro podporu produktivity

Michaela: Druhý tip, který bych doporučila, je dát do kanceláří více květin a přírodních materiálů. My lidé jsme biologicky i evolučně spojení s přírodou a dělá zázraky, když můžeme koukat do zeleně. Jsme pak schopní se lépe soustředit, být produktivnější i si odpočinout.

Dibsido: Dáte nám tip na rostlinu, která přežije i drsné prostředí kanceláře? 🙂 

Michaela: Zkuste zamiokulkas, ten vydrží všechno a nevyžaduje moc pozornosti.

Detailní záběr na rostlinu se svíčkou v pozadí

Dibsido: A co nábytek?

Michaela: Tam to platí úplně stejně. Já hrozně nerada vidím takové ty klasické bílé, laminové stoly, to je jako u doktora. Lidem se mnohem lépe pracuje u nábytku z přírodních materiálů, třeba ze dřeva.

Dibsido: Je vaše práce postavená na univerzálních principech, které se dají aplikovat napříč obory?

Michaela: Záleží, v jaké fázi s firmou začnu spolupracovat. Když vytváříme nové kanceláře od nuly, tak tam je ten postup hodně standardizovaný. 

Mnohem častější ale je, že firma přichází s konkrétním problémem. Třeba že lidé nechtějí chodit do kanceláře a vedení neví, co s tím. Tam ty příčiny bývají složitější. Třeba že firmy vůbec nemají nastavené mechanismy pro online práci, a řešení musíme šít víc na míru konkrétní situaci i firmě. 


Proč jsou lidé v Tokiu nebo Praze více ochotní docházet do kanceláře než například v San Franciscu a jak zaměstnancům ukázat, že práce v kanceláři má svůj smysl? To se dozvíte ve druhém dílu našeho rozhovorového seriálu s workplace konzultantkou Míšou Novotnou, který vyjde už 25. 2.

Vyzkoušejte Dibsido zdarma na 14 dní

Nezávazně. Na zkoušku. Se všemi funkcemi, které nabízíme a bez omezení počtem uživatelů. Bez údajů k vaší platební kartě.