Jaké jsou výhody hybridního pracovního rozvrhu
Výhodou hybridního modelu je flexibilita. V Future Forum’s Summer 2022 Pulse zjistili, že hybridní model zlepšuje zaměstnancům rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, snižuje stres a zvyšuje jejich celkovou spokojenost ve srovnání se zaměstnanci pracujícími v kanceláři.
Bylo také prokázáno, že hybridní model zlepšuje výkon, zvyšuje koncentraci a slouží jako konkurenční výhoda pro nábor nejlepších talentů na historicky napjatém trhu práce.
Krátkodobé i dlouhodobé benefity tedy převažují nad počátečním nepohodlím v období, než se naučíme v novém systému fungovat.
Typy hybridního modelu
Podívejme se blíže na 3 možnosti hybridního způsobu práce. Existují 3 možnosti.
Pevný hybrid
V tomto modelu se očekává, že zaměstnanci budou dojíždět do kanceláře na předem daný počet dní. Touto cestou se vydal například American Express.
Když jsou určité dny v týdnu nastaveny jako pracovní, zaměstnanci vstoupí na pracoviště a přesně vědí, kdo tam bude. Ale tento čas není vždy tím nejproduktivnějším. Ve skutečnosti jedna studie University of California zjistila, že po každém přerušení trvá více než 23 minut, než se zaměstnanec začne znovu soustředit na práci, a jiná studie přišla na to, že průměrný pracovník je v kanceláři každou hodinu přerušen 4 až 12x.
Tým by si tedy měl předem naplánovat činnosti, projekty a konverzace, které je výhodnější řešit v kanceláři než na dálku. Aby manažeři pomohli týmům vytěžit ze společně strávených hodin maximum, mohou týmům doporučit způsoby, jak nastavit efektivitu práce a procesů od počátku.
Pokud jste velká firma, sledujte práci a rozvrh v kanceláři u různých týmů, abyste zmapovali jejich efektivitu a pomohli nastavit vhodné flow setkávání a procesy. Tak se dá využít potenciál ve firmě a zajistit, že všichni využijí výhody vzájemných pravidelných setkání.
Flexibilní hybridní model
V tomto modelu zaměstnanci dochází do kanceláře nepravidelně, a to pouze určitý počet dní nebo určité procento pracovního času. Takto funguje například společnost Google.
Cokoliv, co dává zaměstnancům větší autonomii (a ukazuje, že jim vedení důvěřuje), je krokem správným směrem, protože svoboda zvyšuje osobní efektivitu jednotlivce. Ovšem tento způsob musí být správně řízen, protože jinak může docházet k mnoha zmatkům.
Zaměstnanci sice vědí, že potřebují být v kanceláři určité procento dní, ale jakých? Bez vedení manažerů by se zaměstnancům stávalo, že se objeví v kanceláři a lidé, o kterých si mysleli, že se s nimi setkají, tam nejsou.
V těchto případech by se manažeři měli rozhodnout pro určitý druh sdílení informací na pracovišti, který je přístupný celé organizaci. Tak se zajistí, že každý ví, ve které dny konkrétní lidé přijdou do kanceláře a kdy plánují pracovat na dálku. (Jednotlivé nástroje rozebereme níže.)
Svobodný hybridní model
V tomto modelu mají zaměstnanci úplnou autonomii, aby si určili, kdy a jestli budou docházet do kanceláře. Tento systém je zdaleka nejflexibilnější a vykazuje nejvyšší úroveň důvěry mezi vedením a zaměstnanci.
Manažeři by měli zaměstnance motivovat a ukazovat jim výhody osobního setkání, protože jsou typy prací, při kterých je osobní kontakt nenahraditelný. Například setkání na začátku nového projektu… Dalším nástrojem pozitivní motivace je hýčkání si firemní kultury a poskytování drobných benefitů, jako je dobrá káva, rituály, teambuildingy…
Jak nastavit hybridní model do vašeho týmu
Poskytněte svým zaměstnancům nástroje a zdroje, které potřebují, aby zůstali ve spojení s kolegy, ať už jde o koordinaci příchodů do kanceláře, nastavení nejlepšího času pro virtuální schůzky, sdílení dokumentů, nebo včasná rezervace pracovního místa v kanceláři.
Týmová spolupráce
Software pro spolupráci má v dobře fungující firmě své místo. Ať už se jedná o virtuální schůzky (Zoom, Google Meet, Webex), projektové řízení (Asana, Monday.com, Trello) nebo každodenní interakce (Slack, Teams). Ať se rozhodnete pro jakýkoliv nástroj, je potřeba ho správně využít.
Dalším důležitým úkolem manažera je sladění ideálních časů na schůzky pro všechny členy týmu. Někdo ráno vede děti do školky, někdo má schůzku s klienty a někdo pracuje v jiném časovém pásmu. Potřeby všech musí být zohledněny, aby se našel ideální průsečík termínů. Navíc ji někteří zaměstnanci absolvují v kanceláří a jiní na dálku. Manažer tedy musí dbát na to, aby tyto schůzky byly dostupné pro všechny bez ohledu na místo výkonu práce.
Sdílené soubory
Sdílet soubory a dokumenty na dálku můžete bezpečně například přes Google Disk nebo nástroj Microsoftu – tedy OneDrive a SharePoint. Dalšími adepty jsou iCloud, nebo Dropbox.
Rezervace pracovního místa
Zásadní téma, které je potřeba u hybridního modelu práce vyřešit, je rezervace pracovního místa, protože, pokud nedochází zaměstnanec do kanceláře každý den, je neefektivní pro něj držet stálý pracovní stůl.
S rezervací míst vám pomůže aplikace Dibsido. Přehledně ukáže stav pracovních míst v kanceláři a každý si zarezervuje určité místo na čas, kdy ho opravdu potřebuje. Navíc si pamatuje i oblíbená místa zaměstnanců a místa je možné zaměstnancům fixně přidělit na konkrétní dny v týdnu.
Zaměstnanec tedy může jít v klidu do práce, protože ví, kde bude sedět a neztrácí po příchodu čas hledáním vhodného místa. Manažer zase spravuje aplikaci a má přehled o využití míst.
Aplikaci můžete navíc ve firmě vyzkoušet na měsíc zdarma.
Vyberte vhodné platformy a vylaďte vaše procesy k dokonalosti
Ať už se rozhodnete pro jakýkoliv typ hybridního modelu, přejeme vám mnoho sil s nastavením nového systému.
V Dibsido si uvědomujeme, že kanceláře budou hrát stále důležitou roli. Lidé se chtějí setkávat s kolegy, ale zároveň využívat svůj čas efektivněji. Na firmách je, aby zvolily model, který bude všem stranám vyhovovat.
Pokud si nevíte rady, jak se ve firmě s hybridním modelem vypořádat, domluvme si krátkou schůzku a nebo si rovnou vyzkoušejte naši aplikaci na 14 dní zdarma.